1. Ý nghĩa đặc biệt của các tiệc hội nghị khách hàng

Đứng trên góc độ doanh nghiệp, đây sẽ là cơ hội để doanh nghiệp truyền tải sứ mệnh, tầm nhìn cũng như quảng bá hình ảnh cho công ty, đồng thời tiếp nhận thêm các ý kiến đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp. Với nhiều công ty có lịch sử phát triển lâu dài, đây là dịp thắt chặt thêm mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng thân thiết đồng thời gửi đến họ những lời tri ân vì quá trình đồng hành và tin tưởng. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng mới, phát triển sản phẩm cũng như xây dựng hình ảnh, văn hóa công ty.

Ở góc độ khách hàng, khi đến tham dự các tiệc, hội nghị, bản thân họ sẽ dễ dàng hơn trong việc tiếp cận những thông tin, quy trình làm ra sản phẩm và thấu hiểu thêm văn hoá doanh nghiệp. Khách mời tham dự buổi tiệc cũng có cơ hội chiến thắng các mini game, giải thưởng hoặc voucher xuyên suốt hoạt động của buổi tiệc. 

2. Quy trình tổ chức tiệc hội nghị khách hàng

   a. Lên danh sách khách mời

Bạn cần lên danh sách khách mời cụ thể đối với những bữa tiệc hoặc hội nghị mang tính chất riêng tư, hoặc với những buổi tiệc mở bán sản phẩm hoặc không phát thư mời, bạn cũng cần dự trù được số lượng khách mời để có thể lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp cũng như có thể tiếp đón chu đáo nhất. 

b. Lựa chọn và khảo sát địa điểm

Từ số lượng khách mời dự kiến, bạn sẽ lựa chọn được không gian tổ chức phù hợp. Với những sự kiện quan trọng, địa điểm cũng là một yếu tố giúp nâng cao tầm cỡ của buổi tiệc. Những yếu tố cần cân nhắc gồm quy mô địa điểm, vị trí dễ dàng di chuyển, hệ thống âm thanh, thiết bị cung cấp của đơn vị cho thuê sảnh tiệc, dịch vụ đi kèm,... Với diện tích khuôn viên rộng 8ha, cùng đa dạng cảnh quan và sảnh tiệc cùng đội ngũ vận hành chuyên nghiệp, SSMC tự hào là địa điểm tổ chức sự kiện của các thương hiệu lớn, tầm cỡ như Mercedes, Samsung, Casper, Tiktok, Sen Vàng,..

Việc chuẩn bị một kịch bản chi tiết cho chương trình bao gồm ý tưởng tổng thể cho toàn bộ bữa tiệc, các hạng mục cần phụ trách, phương án dự phòng. Những yếu tố như thiệp mời, màu sắc chủ đạo, bộ POSM,... sẽ là những chi tiết nhỏ nhưng nếu được làm bài bản, đồng bộ sẽ đem lại cho người tham gia cảm giác chuyên nghiệp, nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Ngoài ra, kịch bản chi tiết cũng sẽ giúp bạn hình dung cụ thể hơn mạch chương trình và những điểm chạm cảm xúc (key moment) của sự kiện, đây sẽ là những điểm nhấn giúp để lại ấn tượng tốt đẹp và kỉ niệm với khách mời trong sự kiện.

d. Luôn có phương án dự phòng

Bất kì sự kiện nào bạn cũng cần lên phương án dự phòng để có thể hạn chế tối đa sơ sót cũng như dễ dàng hơn khi kiểm soát sự cố xuyên suốt sự kiện. Bạn cũng nên chuẩn bị checklist các hạng mục công việc cụ thể để đảm bảo rằng mọi việc  đang đi đúng kế hoạch và không bị bỏ sót trong khâu chuẩn bị cho sự kiện. Đừng quên sắp xếp thời gian dành riêng cho việc chạy thử chương trình nhằm khắc phục các lỗi có thể xảy ra liên quan đến âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật để buổi tiệc chính thức có thể diễn ra thành công nhất nhé!